lunes, 27 de enero de 2014

¿Para qué sirve Access?

Una pregunta sencilla, que seguramente si utilizáis Microsoft Access, os habréis hecho alguna vez (o quizás no), que hoy os ayudo a responder a través de las palabras de José Bengoechea Ibaceta, autor del manual de Access de Ideaspropias Editorial.

Poco antes de finalizar esta obra, cuando estaba preparando la sección de «Preguntas frecuentes», se me ocurrió que mi amiga Carmen, precisamente por ser usuaria ocasional de Access, tendría alguna pregunta interesante para incluir en ese apartado. La que propuso, realmente me sorprendió: «¿Para qué sirve Access?». O sea, usa Access y no sabe para qué sirve. Pensándolo bien, no es ni extraño ni infrecuente. Utiliza Access por su facilidad para realizar consultas sobre tablas planas, pero poco más; emplea solo esa parte de Access, pero ve que hay muchas más utilidades que desconoce.

Dicho de una forma muy simple: Access sirve para hacer programas. Quien dice programas, dice aplicaciones de base de datos, es decir, programas de esos que «se apañan» muy bien manejando datos, por ejemplo, programas de gestión. Si solo utiliza tablas y consultas, Carmen está utilizando la aplicación Microsoft Access, pero no ha creado ninguna aplicación y, por tanto, no está aprovechando de Access todo lo que puede.

La diferencia entre usar la aplicación Access y usar una aplicación desarrollada con Access es que en el segundo caso no es necesario saber nada de este programa.

Cualquier electrodoméstico tiene sus «tripas» fuera de la vista y de las manos del usuario, no se vaya a electrocutar, y dispone de algunos botones o mandos para manejarlo. Lo mismo ocurre con las aplicaciones, que deben ocultar las tripas al usuario y facilitarle unos mandos para manejarlas; las «tripas» serían las tablas, consultas, código y macros, y los mandos, es decir, la interfaz de usuario, los formularios y los informes de Access. Vamos, que Access sirve para crear aplicaciones que permitan manipular datos con facilidad.

Usted podrá preguntarse «¿Como el programa de base de datos de un gran banco, por ejemplo?». A mí no me lo han encargado nunca, ni se le ocurre a nadie hacerlo en Access, pero por cuestiones de seguridad y de escala, no porque Access no sea capaz de abordar la complejidad de una aplicación de ese tipo; si el banco se limitara a una sola oficina, quizás sí se podría plantear, aunque el tema de la seguridad de los datos sería complicado.

En general, con Access las aplicaciones son desarrolladas por una sola persona o, a lo sumo, por un equipo de dos o tres que, con muchísima frecuencia, no son profesionales. Un caso característico es el de un funcionario o un empleado de oficina que hace su propia aplicación para que le facilite el trabajo de gestión. Conoce tan bien su trabajo y ha ido adaptando tanto a él su aplicación, día a día, que, por nada del mundo puede haber otra aplicación que funcione mejor, por muy profesional que sea, por mucho dinero que haya costado o por mucho que se empeñen los directivos de la empresa. Así las aplicaciones de Access tienen mala fama, porque no falta quien afirme que sus usuarios boicotean la implantación de las grandes aplicaciones corporativas por resistencia al cambio. Quizás, si a la hora de hacer esas grandes aplicaciones se hubieran fijado en lo que obtiene el usuario de la pequeñas aplicaciones en Access, el resultado habría sido mejor y tendría menos resistencia. Lo cierto es que durante el tiempo que ha durado el desarrollo de la gran aplicación corporativa, si la empresa ha seguido funcionando ha sido gracias a las pequeñas aplicaciones en Access y que cuando un contratiempo requiera una modificación de presupuesto millonario, quizás por un simple cambio en la legislación fiscal, seguirá funcionando gracias a estas aplicaciones en Access.

Para ilustrar lo anterior, me gusta un ejemplo bélico. El 19 de julio de 1808, el ejército de Napoleón conoció por primera vez la derrota en Bailén a manos de un ejército profesional español. Dicen que su general, Castaños, lo primero que hizo para prestarse al combate fue deshacerse de todos los voluntarios que trataban de alistarse contra el francés, solo quería profesionales, experimentados, disciplinados y bien dirigidos.

Y ganó. Pero Napoleón envió entonces la Grande Armée, un enorme ejército como jamás había conocido la historia, al que no había en la tierra otro capaz de enfrentarlo. Así que, a medida que avanzaba ese ejército, las unidades militares españolas se disolvían, incorporándose algunos de sus miembros a la guerrilla. Y fue la guerrilla, pequeñas unidades no profesionales, conocedoras del terreno, las que en cada pueblo y en cada comarca contuvieron ese gigantesco ejército hasta que soplaron vientos mejores. El gran acierto de la Junta Central Suprema, la «junta directiva», fue ver la importancia de ese papel, tratar de coordinar y de abastecer las distintas partidas y procurar que se les reconociera como beligerantes.

Access es el trabuco que se emplea en las oficinas para resistir cuando las grandes aplicaciones corporativas no existen o no son capaces de enfrentarse a un gran problema. Conozco alguna empresa que lleva gestionando la producción con aplicaciones de Access mientras esperan, desde hace años, que el equipo informático acabe el desarrollo de la gran aplicación corporativa. También sé de alguna empresa industrial, de las muy grandes, que contrata profesionales para que desarrollen o colaboren en el desarrollo de aplicaciones de Access que complementen y aprovechen, localmente, la información de la aplicación corporativa donde esta no alcanza a llegar.

Pero Access no solo se utiliza en pequeños departamentos de enormes corporaciones. No conozco nada mejor para aplicaciones de gestión a medida para pymes. En este caso, no se trata de francotiradores, sino de auténticos profesionales que resultan muy competitivos, pues utilizan la herramienta mejor adaptada a ese medio y a esas dimensiones: Access. Me refiero a aplicaciones para talleres, restaurantes, peluquerías, etc., que se pueden gestionar de una forma muy personal y necesitan que su aplicación se adapte a su forma de gestión, y no al revés. Y donde digo talleres o restaurantes, también podemos decir grupos de talleres o grupos de restaurantes (por favor, no del tamaño de McDonald's®), pues Access también es capaz de trabajar en red.

Vamos, puede pensar alguien que esté leyendo esto que no hemos empezado con la primera lección y este tipo ya está ganando batallas a Napoleón, arreglando multinacionales y solucionando los problemas de gestión de las pymes ¿Hasta dónde vamos a llegar en algo más de 300 páginas y sin ver nada de programación? Vale, me he dejado llevar por el entusiasmo hasta batallas fantásticas. Las aplicaciones que va a poder desarrollar después de leer este libro son aplicaciones sencillas, forzosamente sencillas mientras no se inicie en el arte de la programación, pero, aún así, pueden resultar de mucha utilidad. En mi oficina, en la que trabajamos 12 personas, calculábamos que cada segundo que se necesitaba, de más o de menos, en realizar una tarea rutinaria, equivalía a dos horas al cabo del año, así que, segundo a segundo, tacita a tacita…

En realidad, lo que a mí más me gusta es programar en Access con VBA (Visual Basic para Aplicaciones), que no se va a ver, casi ni de pasada, en este libro. Me entusiasma, me habría encantado empezar por ahí, pero seguramente no son buenos principios.

Recuerdo que hace bastantes años, después de leer un manual sobre C++, conseguí que, si yo escribía 2 + 2 = la máquina me respondiera 4, cuando lo que yo quería era que me imprimiera los recibos del estudio de danza que por aquel entonces llevaba mi mujer. Había llegado más lejos que con ensamblador, pero no lo encontraba práctico, así que me volví a mi querido QuickBASIC. Más tarde, ya con Windows®, decidí pasar mi aplicación a VBA, utilizando Access, que acababa de aparecer como repositorio de datos. Los avances con VBA eran lentos, pues cambiaba mucho el entorno, así que para avanzar, empecé insertando los datos directamente en las tablas, luego me ayudé de los formularios de Access,… Al final estaba más avanzada la aplicación que había hecho en Access solo como soporte, que la que esforzadamente pretendía desarrollar en VBA, así que ¡a la porra con VBA! Y hasta hoy, Access sigue siendo la herramienta más útil que he encontrado.

Aparte de que me guste contar batallitas, lo que quiero explicar con todo lo anterior es que lo que nos va a enganchar es lo que nos produzca resultados prácticos inmediatamente y eso es lo que nos proporciona Access con las herramientas que incorpora sin necesidad de saber programar. Si lo que puede hacer con Access le resulta realmente útil, si disfruta en cada pequeño avance, este programa le va a dar muchas satisfacciones y le aseguro que querrá seguir aprendiendo y avanzado, que el horizonte está muy lejos, y entonces empezará a aprender a programar, y sé que disfrutará aprendiendo durante muchos años.

Con el libro me tengo que poner más serio, cuestión de política editorial, y no he podido dejarme llevar por los arrebatos de entusiasmo, que es lo que me gustaría trasmitir, aunque eso quizás lo consiga Access por sí solo, como ha hecho conmigo. Si al final de este libro a usted le gusta Access y se ve a sí mismo buscando la manera de hacer algo que no se explica en él, que va un poco más allá, creo que habrá sido un éxito.

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